Login • Lupa Password | Daftar segera dan nikmati pemasangan iklan baris secara gratis! |
Jam dan hari dimana seorang karyawan melapor untuk bekerja dikenal sebagai absensi di tempat kerja. Produktivitas dan kesehatan keuangan perusahaan mungkin terganggu sebagai akibat dari pola ketidakhadiran yang dapat diidentifikasi dengan melacak absensi di tempat kerja. Absensi online menjadi kata yang akrab di telinga masyarakat, terutama untuk karyawan dan pekerja kantoran. Masyarakat kita lebih familiar pada sistem absensi yang dilakukan secara manual karena sebagian besar perusahaan masih melakukan sistem absensi secara manual menggunakan fingerprint untuk mencatat kehadiran dari karyawan sehingga tidak banyak masyarakat yang menggunakan sistem ini.
Tetapi semenjak 2020 sistem absensi semakin pesat peminatnya karena terjadi pandemi COVID-19 yang mengharuskan masyarakat untuk bekerja dari rumah dan meminimalisisr kontak langsung yang mungkin terjadi. Sehingga absensi yang digunakan pada saat Work From Home (WFH) adalah absensi online yang secara hakikatnya dapat dilakukan dimana saja selama masih dalam jangkauan jaringan internet. Untuk kalian yang masih belum paham mengenai absensi yang bersistem online, yuk simak beberapa penjelasannya di bawah ini!
Apa itu Absensi Online?
Dengan majunya zaman digital seperti saat ini, mempermudah seluruh pergerakan masyarakat dengan berbagai sistem dan fitur yang semakin maju tiap harinya. Salah satu contoh sistem online yang banyak digunakan dan membantu pergerakan masyarakat adalah absensi dengan sistem online. Absensi online merupakan sistem yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi di manapun secara real time dengan menggunakan software berbasis web dan cloud. Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan operasional dalam perusahaan tersebut.
Dengan menggunakan sistem ini, karyawan akan lebih mudah untuk melakukan absensi dan divisi HR dari perusahaan tidak perlu dipusingkan dengan pencatatan absensi secara manual dan cukup memantau sistem yang telah terhubung pada perusahaan. Selain mempermudah saat melakukan absensi, hal ini juga memudahkan baik pihak karyawan ataupun pihak perusahaan untuk mengakses data absensi tanpa prosedur yang rumit dan mampu di akses menggunakan berbagai macam perangkat.
Sistem ini juga menguntungkan karyawan perusahaan karena dapat lebih mudah dalam melakukan pengajuan cuti sehingga akan menghemat waktu yang diperlukan, walaupun begitu sistem absensi ini tetap memiliki batasan pada fitur yang dapat di akses oleh karyawan dan mana fitur yang dapat di akses oleh HRD perusahaan. Walaupun nantinya HRD perusahaan memiliki akses pada data absensi karyawan tetapi pihak HRD tetapi memiliki batasan dan tidak dapat mengubah data absensi online yang telah dilakukan sebelumnya.
Hal ini membuat kecurangan yang timbul dalam melakukan absensi ini dapat diminimalisir dan kepuasan pekerja serta perusahaan akan meningkat.
Lebih baik absensi online atau absensi manual?
Absensi online dan absensi manual memiliki beberapa perbedaan dalam pelaksanaanya. Pada era yang serba digital seperti ini membuat banyak perusahaan yang beralih untuk menggunakan sistem absensi ini. Simak beberapa perbedaan antara absensi online dan absensi manual.
1.Biaya Layanan
Biaya layanan dalam penggunaan sistem absensi online terbilang lebih mudah apabila dibandingkan dengan sistem manual. Dengan sistem absensi ini, karyawan hanya perlu menginstal aplikasi di gadget masing-masing individu sehingga perusahaan tidak dibebani untuk memiliki perangkat keras yang mampu mendukung sistem absensi, seperti penyediaan server besar dan perangkat fingerprint. Selain itu dibutuhkan biasnya perawatan dan teknisi yang tidak sedikit bila terjadi kerusakan pada mesin fingerprint sehingga perusahaan perlu membuat anggaran cadangan untuk berjaga-jaga apabila terjadi kerusakan pada sistem absensi manual yang digunakan.
2.Manipulasi Data
Absensi yang dilakukan dengan sistem manual akan lebih rentan untuk dilakukan manipulasi data dibandingkan dengan sistem absensi online. Bila menggunakan absensi manual, data absensi akan dapat dengan mudah di manipulasi oleh oknum tak bertanggungjawab sehingga akan sangat merugikan untuk pihak karyawan ataupun perusahaan. Lain ceritanya bila menggunakan sistem absensi ini yang mana data absensi karyawan yang masuk akan langsung tercatat oleh sistem pusat sehingga hanya orang yang memiliki wewenang yang dapat mengaksesnya.
3.Waktu dan Kinerja Karyawan
Absensi online membantu dan mempermudah perusahaan untuk memantau kinerja dan jam kerja dari karyawan secara real-time, dan secara otomatis akan masuk dalam server pusat dan mempermudah untuk singkronisasi data,. Karyawan dan perusahaan juga dapat secara mudah megatur jam kerja yang akan digunakan ketetapan waktu yang digunakan dalam presensi kerja pada sistem absensi ini. Sedangkan pada sistem absensi manual, data yang diperoleh tidak terintegrasi pada satu server sehingga menyulitkan pihak perusahaan untuk memantaunya secara langsung.
4.Rekap Data
Rakap data pada sistem absensi online dapat dilakukan dengan otomatis, sesuai dengan keinginan dan pengaturan awal yang telah diberikan. Hal ini jelas memberikan kemudahan pada HRD dalam melakukan pengolahan data apabila menggunakan sistem absensi online. Berbeda halnya dengan sistem absensi manual yang mengharuskan pihak HRD dari perusahaan untuk melakukan pencatatan dan pengecekan satu-persatu pada yang masuk untuk melakukan rekapitulasi data yang mana akan memakan waktu yang cukup lama dan tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya human error saat pengolahan data kehadiran karyawan.
Manfaat Absensi Online
Setelah mengetahui perbedaan yang dapat dirasakan dari penggunaan sistem absensi online dan manual, selanjutnya adalah beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh pihak karyawan maupun perusahaan apabila menggunakan sistem absensi online dalam melakukan pengelolaan pencatatan dan data kehadiran untuk karyawan yaitu sebagai berikut :
1.Rekap data lebih mudah dan praktis
Kehadiran karyawan bila menggunakan sistem absensi online akan langsung tercatat dalam sistem, begitu pula pada saat karyawan tidak masuk kerja. Sistem akan langsung mencatat ketidakhadiran dari karyawan dan akan langsung masuk dalam sistem. Cepatnya proses pencatatan mempermudah untuk melakukan rekapitulasi data di akhir bulan atau pada saat rekap data diperlukan, sehingga dapat menghemat waktu yang dibutuhkan karena tidak memerlukan pemeriksaan data secara manual dan bisa meminimalisir human error.
2.Meminimalisir potensi kecurangan yang mungkin terjadi
Dikarenakan data kehadiran dari karyawan langsung masuk dalam satu server utama sehingga akan sulit untuk dilakukan manipulasi karena keterbatasan akses yang diberikan untuk data tersebut, sehingga potensi dalam memanipulasi data kehadiran pada sistem absensi online oleh oknum tidak bertanggungjawab akan lebih kecil jika dibandingkan dengan sistem absensi manual dan kemungkinan kecurangan data dapat dicegah.
3.Jam kerja karyawan lebih akurat
Pencatatan jam kerja karyawan menjadi lebih akurat. Pencatatan jam kerja akan dilakukan menggunakan sistem sehingga otomatis terekapitulasi sehingga pihak perusahaan tidak perlu melakukan pencatatan secara manual. Hal ini membuat kemungkinan untuk adanya kesalahan dalam penghitungan jam kerja karyawan menjadi sangat kecil untuk terjadi karena penghitungan full dilakukan oleh sistem dan tidak ada kemungkinan untuk terjadi human error.
4.Dasar perhitungan upah karyawan
Penghitungan untuk upah karyawan menjadi akurat untuk karyawan dengan yang diberikan sesuai dengan jam kerja atau upah untuk jam lembur karyawan. Hal ini akan sangat menguntungkan untuk karyawan karena karyawan akan memiliki data tentang lama jam kerja yang telah ia lakukan sehingga akan meminimalisir terjadinya kesalahan jumlah dalam pembayaran yang harusnya diterima oleh karyawan.
5.Real-time
Pencatatan kehadiran karyawan akan bisa terpantau secara real-time dan dapat ter-update dengan cepat sesaui dengan data yang ada pada lapangan. Hal ini memudahkan HRD perusahaan untuk melakukan pemantauan pada presensi karyawan kapan pun dan dimanapun bila menggunakan sistem absensi online
6.Biaya
Biaya yang diperlukan dalam operasional absensi online terbilang jauh lebih hemat dari pada absensi manual menggunakan fingerprint ataupun sistem lain. Contohnya bila perusahaan menggunakan fingerpprint maka nantinya diperlurukan untuk penyiapan anggaran khusus yang digunakan untuk pengadaan mesin. Belum lagi biaya perawatan mesin dan biaya teknisi yang dibutuhkan apabila terjadi kerusakan ada mesin.
Berbeda halnya bila menggunakan absensi online yang terintegrasi melalui aplikasi pada smartphone atau perangkat pengguna lainnya. Perusahaan hanya perlu menyediakan perangkat pendukung seperti komputer dan jaringan internet yang memadai dan karyawan bisa melakukan presensi melalui smartphonenya masing-masing sehingga tidak memerlukan biaya tambahan yang cukup tinggi.
7.Mengurangi beban administratif
Dengan menggunakan sistem absensi online yang mana keseluruhan datanya akan di olah langsung oleh sistem maka akan mengurangi beban kerja administratif dalam melakukan pengelolaan data kehadiran, sehingga jam kerja dapat lebih efisien dan bisa digunakan untuk melakukan pekerjaan lainnya.
8.Memberikan analisis yang tepat dan rasional
Sistem akan menganalisis dan melakukan pertimbangan dalam penolakan atau penerimaan pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan yang tentunya dengan pengawasan dari HRD perushaan. Penolakan dan persetujuan pengajuan cuti akan didasarkan pada kinerja karyawan, ketepatan waktu bekerja, keahlian yang dimiliki dan kebijakan yang ada pada perusahaan.
Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa sistem absensi online memiliki banyak kemudahan dalam membantu perusahaan dan karyawan untuk melakukan pencatatan dan pengelolaan data kehadiran. Selain itu dengan menggunakan sistem absensi online juga meminimalisir terjadinya kesalahan akibat human error karena sistem absensi yang dilakukan secara manual.
Kemudahan dalam penggunaan sistem absensi online juga didukung dari era modern saat ini yang membuat hampir semua orang menjadi melek teknologi sehingga tidak sulit untuk melakukan perubahan sistem. Namun menjadi catatan tersendiri bagi pihak perusahaan untuk memilih developer atau tim pengembang aplikasi yang menyediakan aplikasi terpercaya dalam melakukan pencatatan absensi online. Salah satu penyedia layanan absensi online yang terpercaya adalah Mekari.com
Mekari sampai saat ini telah melakukan pengembangan dan menjadi penyedia aplikasi absensi berbasis online yang mudah digunakan dan terpercaya keamanannya. Aplikasi absensi online talenta dari mekari telah terintegrasi dengan payroll untuk memudahkan dalam penghitungan gaji berdasarkan jam kerja, kehadiran, jam lembur, dan banyaknya cuti yang telah diambil.
Anda dapat langsung melihatnya pada laman resmi di Mekari.com. Mekari memberikan beragam fitur dan jaminan dalam pengelolaan presensi kehadiran. Pengguna dapat melakukan presensi dimanapun dan kapanpun hanya dengan menyediakan smartphone dan jaringan internet. Tunggu apa lagi, langsung kunjungi halaman resmi dari Mekari untuk melihat produk-produk lainnya!