Login • Lupa Password | Daftar segera dan nikmati pemasangan iklan baris secara gratis! |
Absen mobile menjadi sesuatu yang sangat penting bagi perusahaan. Tak hanya sekedar untuk mengetahui jumlah kehadiran dan jumlah jam kerja saja, absensi ini juga menjadi patokan dalam penggajian karyawan.
Pertama kali, mesin absensi ditemukan di Auburn, New York pada tahun 1888. Willard L Bundy membuat sebuah mesin pengukur waktu kerja karyawan pertama bersama dengan adiknya Harlow E. Bundy. Setelah itu, mesin absensi mengalami perkembangan pesat hingga muncullah sistem absen mobile.
Untuk penjelasan lebih lengkap mengenai sejarah absen mobile, simak ulasan berikut ini.
Sejarah Absen Mobile
Setiap orang tentu sudah tak asing dengan istilah absensi. Ya, sistem pencatatan kehadiran ini tidak hanya digunakan di kalangan instansi pemerintahan, perusahaan swasta, sekolah saja, namun usaha kecil menengah pun mulai menggunakan perangkat mesin absensi untuk mendeteksi kehadiran para karyawannya.
Kemunculan mesin absensi pertama kali ada pada tahun 1888 tepatnya ditemukan oleh seorang ahli perhiasan yang bernama Willard L.Bundy yang bertujuan untuk mengukur waktu kerja karyawan.
Penemuan berharga ini akhirnya dilanjutkan oleh adiknya yang bernama Harlow E. Bundy. Ia adalah seorang kepala perusahaan Bundy Manufacturing Company yang bergerak di bidang pencatatan waktu.
Perusahaan tersebut berhasil menciptakan banyak mesin absensi hingga tahun 1916. Di tahun tersebut, Harlow meninggal dunia dan akhirnya perusahaan Bundy Manufacturing Company bergabung dengan ITR Company yang merupakan perusahaan perangkat lunak dan perangkat keras komputer Amerika.
Tak lama setelah itu, perusahaan tersebut berubah nama menjadi IBM yang khusus memproduksi dan menyediakan berbagai macam perangkat salah satunya adalah alat pengukur waktu kerja karyawan yang diciptakan oleh Willard L. Bundy.
Itulah mengapa sejak tahun 1911 hingga 1920, penggunaan mesin ini mulai menggantikan posisi penghitung manual yang biasanya menggunakan lembaran atau tulis tangan.
Pada tahun 1958, IBM akhirnya merilis alat pencatat waktu kerja karyawan yang dinamakan Simplex Time Recorder Company.
Alat ini bertujuan agar bisa melindungi divisi perlengkapan waktu. Sebelumnya, alat ini terbuat dari kayu sederhana namun kini terus mengalami evolusi dari tahun ke tahun mengikuti perkembangan zaman dan kemajuan teknologi.
Dari kayu, alat absensi kemudian digantikan dengan menggunakan bahan yang terbuat dari besi yang solid bahkan sudah dengan perangkat lunak (software).
Mesin Bundy dikenal sebagai mesin absensi kartu (check clock). Hal ini dikarenakan setiap akan mulai kerja, pekerja memasukkan kartu miliknya ke celah yang terdapat pada mesin absensi tersebut. Kemudian secara otomatis mesin itu akan mencetak tanggal serta waktu saat itu.
Mesin Bundy terbilang cukup cepat, sayangnya masih boros kertas dan tinta. Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah mesin absensi digital yang menggunakan barcode, kartu magnetik, atau kata sandi.
Mesin absensi digital ini sangat efisien untuk digunakan. Sayangnya, tipe ini masih memiliki kekurangan yakni rawan terhadap kecurangan seperti pekerja yang terlambat atau tidak masuk kerja bisa menitip absen pada rekannya.
Dengan alasan inilah akhirnya mesin absensi dikembangkan lagi dengan data biometrik, seperti sidik jari, pola wajah dan retina digunakan pada mesin absensi sehingga pekerja tidak bisa mewakilkan catatan kehadirannya pada orang lain.
Absensi dengan mesin sidik jari semula menggunakan sensor cahaya, namun kini mesin ini dapat menggunakan berbagai jenis sensor lainnya, seperti ultrasonik dan panas. Bahan yang digunakan juga semakin baik dan semakin baik, algoritmanya juga semakin membaik.
Kini mesin sidik jari ini dapat mendeteksi dengan cepat, rata-rata sekitar 3 detik dengan tingkat kesuksesan sampai dengan 90 persen. Selain itu, basis data yang digunakan untuk menampung jumlah sidik jari dan rekam absensi juga semakin besar.
Akan tetapi, sistem ini masih memiliki beberapa kekurangan seperti perangkat keras atau hardware ketika ada kerusakan atau pengembangan harus membeli baru atau harus mengeluarkan biaya tambahan untuk upgrade.
Setelah era mesin sidik jari, absensi memasuki era digital menggunakan pengenalan biometric wajah. Sistem ini juga masih digunakan di era sistem absen mobile, di mana pengguna hanya perlu mengunduh aplikasi absen mobile saja.
Dengan menggunakan aplikasi seperti ini, tingkat kecurangan hampir tidak akan ada. Aplikasi absen mobile juga menggunakan sistem cloud computing untuk memudahkan karyawan dalam melakukan absensi kapan dan di mana saja tanpa harus ke kantor terlebih dahulu.
Jenis-jenis Absensi
Dilihat dari perkembangannya, dapat disimpulkan ada beberapa jenis absensi yang dapat dipilih oleh perusahaan, yaitu :
1. Absensi Manual
Absensi manual merupakan sistem absensi yang mencatat kehadiran dengan buku tulis/buku absensi secara manual.
Kelebihan dari absensi manual adalah perusahaan tidak perlu merogoh kocek yang dalam untuk menerapkan sistem absensi jenis ini, sebab hanya bermodalkan buku/kertas dan pulpen.
Akan tetapi, sistem ini memiliki kelemahan yakni kurang efektif karena memakan waktu dan karyawan dapat memanipulasi data dengan mudah.
Selain itu, keakuratan data kurang terjamin lantaran ada peluang untuk melakukan kecurangan seperti titip absen. Absensi manual juga memungkinkan salah hitung dalam perhitungan gaji karena faktor human error.
2. Absensi Amano
Sistem manual akhirnya ditinggalkan dan beralih ke absensi amano yang menggunakan kartu/kertas khusus, atau disebut juga mesin Bundy.
Untuk mencatatkan absensi kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan kartu yang sudah memiliki template ke mesin tersebut.
Setelah itu, mesin absensi itu akan secara otomatis mencatatkan jam masuk dan jam pulang kerja karyawan yang sesuai dengan jam kantor. Dengan demikian, data absensi terlihat lebih rapi dan mudah dibaca oleh tim HR.
Jika dilihat dari cara kerjanya, mesin Bundy ini lebih memudahkan perekapan dibandingkan dengan absensi manual. Tetapi, pemalsuan data masih bisa terjadi.
3. Absensi Sidik Jari (Fingerprint)
Teknologi semakin memberikan berbagai kemudahan untuk manusia, termasuk munculnya revolusi sistem absensi. Mesin yang lebih mudah digunakan yakni menggunakan fingerprint alias sidik jari.
Cara kerja absensi sidik jari adalah dengan menempelkan salah satu jari yang telah terekam, ke mesin fingerprint usai memasukkan nomor id karyawan. Setelah itu, data kehadiran karyawan akan secara otomatis tercatat pada sistem.
Mesin fingerprint ini memiliki kelebihan tidak bisa dipalsukan karena setiap sidik jari pasti unik dan tidak bisa ditiru. Selain itu, penggunaannya juga lebih mudah jika dibandingkan dengan dua jenis sebelumnya.
Proses perekapan juga lebih mudah. Hanya saja, jika perangkat keras atau hardware mengalami kerusakan maka harus membeli baru atau harus mengeluarkan biaya tambahan untuk upgrade.
4. Absen mobile
Jenis absensi yang paling efektif saat ini adalah absensi mobile. Sistem ini menggunakan aplikasi digital yang dapat digunakan oleh karyawan hanya dengan ponselnya saja. Kemudahan ini tentu memerlukan koneksi internet.
Dengan absen mobile, absensi bisa dilakukan di manapun tanpa perlu repot-repot datang ke kantor.
Tentu saja hal ini sangat efektif bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja work from home atau semisal ada karyawan yang perlu bekerja dari luar kantor atau dinas kerja dan yang jelas, absen mobile dipastikan akan mengurangi tingkat pemalsuan data.
Kelebihan Absen mobile Bagi Perusahaan
Absen mobile memiliki beberapa kelebihan di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Mempercepat Proses Absensi
Salah satu kelebihan dari adanya absen mobile adalah dapat mempercepat proses absensi. Dengan adanya aplikasi ini, setiap karyawan cukup login ke aplikasi absensi saja kemudian mengklik clock in tanpa perlu repot-repot antri panjang.
Menariknya, saat karyawan melakukan presensi, secara otomatis akan ada laporan terkait waktu kedatangan, sehingga tidak ada alasan untuk memalsukan jam.
Selain itu, radius lokasi untuk absensi juga bisa diatur, sehingga tak ada alasan bagi karyawan untuk melakukan presensi padahal belum ada di tempat kerja.
2. Mengelola Laporan Absensi Lebih Mudah dan Hasil Lebih Akurat
Hasil laporan absensi yang didapat dari aplikasi absen mobile jauh lebih akurat dibandingkan absensi manual.
Sebab, data yang masuk akan langsung terekam di sistem cloud yang nantinya dapat diakses sewaktu-waktu dibutuhkan. Sehingga pihak HRD dapat melakukan kontrol karyawan dari jarak jauh.
Pengelolaan laporan juga lebih mudah dan terhindar dari masalah human-error dari proses absensi manual. Pihak HRD dapat merekam dan mengelola absensi karyawan kapanpun dan dimanapun selama ada koneksi jaringan internet.
Termasuk juga dapat merekapitulasi data secara langsung (real-time), meskipun bukan di akhir bulan atau akhir periode.
Laporan absensi tersebut termasuk pula dilengkapi dengan keterangan cuti, lembur, izin, dan keterlambatan karyawan secara ringkas.
3. Terintegrasi dengan Sistem Penggajian
Kelebihan lainnya adalah aplikasi absen mobile biasanya terintegrasi dengan sistem penggajian.
Bagi perusahaan yang sangat menggantungkan penggajian berdasarkan rekap kehadiran tentu akan sangat terbantu oleh fitur ini. Anda dapat mengunduh rekap absensi dan menghitung gaji dengan lebih mudah.
4. Mudah Merencanakan Jadwal Kerja Pegawai
Aplikasi absen mobile memiliki fitur yang dapat membantu HRD dalam merencanakan jadwal kerja pegawai melalui dashboard.
Melalui fitur tersebut, Human Resource dapat menugaskan, menambahkan, serta menyesuaikan jadwal karyawan dengan mudah.
Tak hanya merencanakan jadwal saja, pihak HR bisa mengatur jam istirahat karyawan. Sehingga bisa mengukur dan memantau produktivitas karyawan agar tidak menurun.
Kelebihan Absen mobile bagi Karyawan
Selain memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, absen mobile juga menguntungkan bagi karyawan, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Cukup Bermodalkan Smartphone
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, absen mobile dilakukan melalui platform atau aplikasi yang dapat diakses melalui smartphone pribadi. Mereka hanya perlu mengklik clock in/clock out dan break in/break out maka otomatis data sudah terekam.
2. Lebih Valid
Setiap karyawan juga dapat membuktikan kebenaran absensi dengan menyertakan foto selfie dan lokasi (geo tag) yang terekam untuk akurasi data.
Aplikasi absen mobile biasanya sudah terfasilitasi face recognition sehingga setiap karyawan dapat memverifikasi foto selfie ketika clock-in atau clock-out dengan sistem pengenalan wajah untuk menjamin validitas absen karyawan.
Selain itu, akses data personal masing-masing karyawan akan langsung terekam di sistem cloud sehingga terhindar dari kesalahan dan kecurangan data.
Aplikasi Absensi Rekomendasi: Mekari
Kemudahan yang diberikan oleh absen mobile membuat banyak perusahaan beralih ke aplikasi absensi. Untuk itu, pastikan perusahaan Anda memilih aplikasi yang memiliki fitur lengkap dan membantu seperti :
Salah satu aplikasi absen mobile yang memiliki semua fitur tersebut adalah Mekari.
Mekari merupakan aplikasi yang tepat untuk perusahaan Anda untuk memantau, merekam, dan mengelola aktivitas absen pegawai.
Aplikasi ini dapat membantu HR mengawasi absen karyawan secara langsung di waktu yang bersamaan karena data akan selalu ter-update. Selain itu, aplikasi ini juga dapat diakses melalui perangkat smartphone Android, iOS, atau desktop.
Selain itu, jika perusahaan Anda masih menggunakan sistem fingerprint, Anda tidak perlu khawatir. Sebab, Mekari dapat dihubungkan dengan mesin fingerprint agar memudahkan rekapitulasi data absen karyawan perusahaan.
Jadi tunggu apalagi, segera berlangganan dengan absen mobile Mekari!